Nhân viên bảo vệ

Khi tổ chức sự kiện thì yếu tố nhân viên bảo vệ vô cùng quan trọng. Hãy sắp xếp đội ngũ những nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp hay nhờ phía cảnh sát làm công tác bảo vệ cho sự kiện. Việc bạn sử dụng những tình nguyện viên để là nhiệm vụ bảo vệ sự kiện sẽ không có sự đảm bảo. Những nhân viên chịu trách nhiệm bảo vệ sự kiện phải được qua những khóa đào tạo bài bản, chuyên nghiệp để có thể ứng phó tốt nhất và kịp thời với những sự cố khẩn cấp, khó khăn và đôi khi có thể là rất nguy hiểm.

Tùy từng loại sự kiện mà trang phục cho nhân viên bảo vệ sẽ khác nhau. Nếu sự kiện không có những nghi thức quá trang trọng thì đội ngũ bảo vệ này có thế mặc áo sơ mi hoặc áo cộc vào buổi tối. Tuy nhiên, với những sự kiện được tổ chức có quy mô và nghi thức trang trọng, người làm công tác an ninh cần phải được mặc những đồng phục truyền thống.

Hệ thống chỉ dẫn trợ 

Hệ thống chỉ dẫn này sẽ giúp cho các nhân viên tổ chức sự kiện, khách mời và khán giả có thể định hướng bao quát, nắm rõ được không gian bao gồm sơ đồ tổng thể những khu vực sẽ diễn ra sự kiện như Phòng họp, nhà vệ sinh, nơi chiêu đãi tiệc… Các chỉ dẫn đường đi bằng những ký hiệu giúp tất cả những đối tượng có mặt có thể dễ dàng tìm được lối đi lại hay những khu vực không được pháp ra vào… để mọi hoạt động thực sự đi vào nề nếp ổn định mà không tốn quá nhiều nhân viên và công sức.

Các hoạt động quảng bá

Tùy theo từng sự kiện mà nhà tổ chức lựa chọn sao cho thích hợp các hoạt động quảng bá để tăng thêm không khí náo nhiệt và ấn tượng khác biết của những vị khách tới tham gia bằng các phát sản phẩm sử dụng miễn phí, tặng phiếu giảm giá, voucher, thẻ ưu đãi…

Bạn cũng nên tặng cho khách đến dự những món quà có giá trị văn hóa địa phương sâu sắc. Tuy nhiên, điều này không những chỉ nên diễn ra ở nơi tổ chức sự kiện mà cần phải thực hiện nay khi các vị khách vừa đặt chân đến địa phương – nơi sẽ diễn ra sự kiện.

Lối vào, ra dành cho người khuyết tật

Việc tính toán xem lối vào cửa chính có vừa để xe lăn qua được không cũng cần được lưu tâm. Nếu sự kiện có mời những nhân vật đặc biệt như vậy thì bạn cũng nên bố trí một lối thuận tiện cho xe lăn đi lại. Bên cạnh đó là các khu vực hay phòng công cộng mà xe lăn có thể đi đến được.

Các vị trí này cần được bố trí và kiểm tra kỹ càng. Bên cạnh đó, phía tổ chức cũng cần làm việc cụ thể với bên khách sạn về việc bố trí cho khách ngồi xe lăn. Xem xét liệu kích thước chiều rộng của khách sạn có vừa để cho xe lăn đi qua không? Ngoài ra, cũng cần có những nhân viên chịu trách nhiệm hỗ trợ cho những đối tượng khách mời này.

Những yêu cầu về hệ thống điện

Nhu cầu sử dụng điện của sự kiện cần được xác định trước. Việc bố trí, sắp xếp và tính toán xem cần sử dụng những thiết bị gì và ổ cắm ra sao cũng cần được quan tâm. Ở khu vực tổ chức sự kiện có thợ chuyên về điện chưa hay có cần thuê thêm thợ điện không? Mức điện áp có tương thích không?…

Bởi vậy, phía tổ chức sự kiện cần lên chương trình cụ thể và kỹ lưỡng ở từng vị trí sẽ cần có những hoạt động gì và gắn kết thành một hệ thống để đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của sự kiện cần tổ chức đưa ra.